Was passiert mit Power Apps, wenn der Ersteller das Unternehmen verlässt?
Power Apps haben sich als unverzichtbares Werkzeug für die schnelle Entwicklung von Business-Anwendungen etabliert. Doch was passiert, wenn der Mitarbeiter, der eine kritische App erstellt hat, das Unternehmen verlässt? Diese Frage beschäftigt viele IT-Abteilungen und ist ein zentrales Thema im Power Platform Governance.
Das Problem: Verwaiste Apps
Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt und sein Konto deaktiviert oder gelöscht wird, bleiben die von ihm erstellten Power Apps zunächst bestehen. Allerdings entstehen dabei mehrere Herausforderungen:
- Die App hat keinen aktiven Besitzer mehr und kann nicht bearbeitet werden
- Verbindungen zu Datenquellen können ablaufen oder ungültig werden
- Niemand erhält Benachrichtigungen über Fehler oder notwendige Updates
- Die App könnte nach einer gewissen Zeit automatisch deaktiviert werden
Microsofts automatische Massnahmen
Microsoft hat verschiedene Mechanismen implementiert, um mit verwaisten Apps umzugehen:
Inaktivitäts-Benachrichtigungen
App-Besitzer erhalten Warnungen, wenn ihre Apps längere Zeit nicht genutzt werden. Bei gelöschten Konten gehen diese Benachrichtigungen ins Leere.
Automatische Deaktivierung
Nach einer bestimmten Inaktivitätsperiode können Apps automatisch in einen Quarantäne-Status versetzt werden, bevor sie endgültig deaktiviert werden.
Admin-Übernahme möglich
Power Platform Administratoren können die Eigentumsrechte an verwaisten Apps übernehmen und diese an neue Besitzer übertragen.
Kostenloser Security Check
Prüfen Sie, wie gut Ihre Power Platform Governance aufgestellt ist und identifizieren Sie verwaiste Apps.
Jetzt Security Check startenLösung: Ownership übertragen
Die sauberste Lösung ist die proaktive Übertragung der App-Eigentumsrechte, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. So geht's:
- 1Power Platform Admin Center öffnen
Navigieren Sie zu admin.powerplatform.microsoft.com
- 2Environments und Apps identifizieren
Finden Sie alle Apps, die dem ausscheidenden Mitarbeiter gehören
- 3Co-Owner hinzufügen oder Ownership übertragen
Weisen Sie einen neuen Besitzer zu oder fügen Sie einen Co-Owner hinzu
- 4Verbindungen aktualisieren
Stellen Sie sicher, dass alle Datenverbindungen auf Service-Accounts oder den neuen Besitzer umgestellt sind
Best Practices für nachhaltiges App-Management
Service Accounts verwenden
Erstellen Sie Apps mit dedizierten Service-Accounts statt mit persönlichen Benutzerkonten. So bleibt die App-Funktionalität erhalten, unabhängig von Personalwechseln.
Immer Co-Owner definieren
Jede produktive App sollte mindestens einen Co-Owner haben. Das stellt sicher, dass bei Abwesenheit oder Austritt immer jemand Zugriff hat.
Environment-Strategie entwickeln
Nutzen Sie dedizierte Environments für produktive Apps mit klaren Governance-Regeln. Das erleichtert die Verwaltung und Übersicht.
App-Inventar führen
Dokumentieren Sie alle produktiven Power Apps zentral. Nutzen Sie das Center of Excellence (CoE) Starter Kit von Microsoft für automatisierte Inventarisierung.
Typische Fehler vermeiden
Diese häufigen Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:
- ×Benutzerkonto löschen, ohne App-Ownership zu prüfen
- ×Verbindungen mit persönlichen Credentials des Mitarbeiters belassen
- ×Keine Dokumentation der kritischen Business-Apps führen
- ×Power Platform Governance erst bei Problemen angehen
Fazit: Proaktives Management ist entscheidend
Das Thema "Was passiert mit Power Apps, wenn der Ersteller geht?" lässt sich mit der richtigen Governance-Strategie elegant lösen. Der Schlüssel liegt in der proaktiven Planung: Service-Accounts, Co-Owner und ein zentrales App-Inventar verhindern böse Überraschungen.
Für Unternehmen, die Power Platform intensiv nutzen, empfehlen wir die Implementierung des Microsoft Center of Excellence (CoE) Starter Kits. Es bietet automatisierte Governance-Funktionen und hilft dabei, den Überblick über alle Apps, Flows und Maker zu behalten.
Unterstützung bei Power Platform Governance?
Wir helfen Ihnen, eine nachhaltige Governance-Strategie für Ihre Power Platform Umgebung zu entwickeln. Von der Bestandsaufnahme bis zur Implementierung des CoE Starter Kits.
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